”Är det äntligen dags för digitala skolbetyg nu?”

Dagens hantering av betygsdokument en långsam, ineffektiv, kostnadsdrivande och osäker process. Redan hanteringen inför och under själva betygssättningen är en väldigt stor tidstjuv för lärare, rektorer och administrativ skolpersonal.

Alla betygsdokument som exempelvis terminsbetyg, slutbetyg och examensbevis ska nämligen signeras för hand med papper och penna. Många gånger krävs det att lärare, rektorer eller administrativ personal åker runt i kommunen för att samla in de underskrifter som behövs.

Många lärare arbetar på olika skolor vilket gör det tidsödande med alla lärare som ska signera betygskataloger. Därefter ska alla pappersbetyg skrivas under av rektor och/eller lärare. Åkomman ”betygsigneringshand” är vanlig kring jul och sommaravslutning.

Lätt att det blir fel

Det händer lätt att det blir fel i arkiveringen av pappersbetygen, vilket leder till ofullständiga fysiska arkiv. Det beror ofta på den mänskliga faktorn men innebär att det kan bli ett riktigt detektivarbete att få fram rätt betyg.

Uppskattningsvis skrivs varje år 2,5 miljoner betyg i Sverige. Den ungefärliga kostnaden för den manuella hanteringen av beräknas till omkring 385 kronor per elev och år. Beräkningen är baserad på tidsstudier i kommuner. Det är kostnader för tid, kuvert, porton, pappersutskrifter, arkivering mm. Det skulle innebära en betydande effektivisering och spara omkring 400 miljoner kronor per år. Välkomna pengar när vi samtidigt ser åtstramningar i skolan som skulle kunna användas till utbildning snarare än administration.

Innebär tidsvinster

Dagens digitala arkiv- och dokumenthanteringssystem med elektroniska signaturer används för snart sagt alla andra typer av dokument som kräver arkivering. Allt oftare är dessa tillgängliga för dig om du använder e-legitimation vilket innebär enorma tidsvinster för både den som behöver ett dokument och myndigheten som slipper leta i pappersarkiven.

Kostnaden för att säkert signera och arkivera betyg, avlasta skolpersonalen och göra gamla betyg tillgängliga beräknas till cirka 80 kronor per elev och år, som alltså ska jämföras med 385 kronor. En digital betygshantering leder till bättre service till medborgarna, bättre arbetsmiljö för skolpersonalen, färre papper, mindre miljöpåverkan, en minskad utbyggnad av de fysiska arkiven samt en betydligt högre säkerhet.

Säkerheten i både process och arkivering höjs betydligt med ett modernt system då dokumenten i tidsbeständiga format så att äktheten säkerställs både idag och i framtiden.

Märkligt när de kan digitaliseras

Varför inte redan en digital betygshantering? 

Svaret är att det i Skolverkets förordningar och anvisningar står att betygsdokumenten ska förses med en handskriven namnunderskrift med ett namnförtydligande.

Från och med årsskiftet 2024 kommer de flesta universitet och högskolor att utfärda digitala examensbevis. Samtidigt ska skolorna från årskurs 6 fram till studentexamen hålla sig till pappersbetyg underskrivna för hand. Märkligt när de mest framtidsavgörande betygen uppenbarligen kan digitaliseras.

Sveriges medborgare kan idag sköta de flesta av sina tidigare tidskrävande uppgifter digitalt, exempelvis bankärenden, deklarationer, sjukjournaler, läkemedel, och pensioner vilket besparar de allra flesta tid, kostnader och ork.

Undanröj juridiska hinder!

Det är dags att Skolverket undanröjer de juridiska hindren omgående. Väldigt många av Sveriges kommuner och fristående skolhuvudmän har väntat på detta alldeles för länge.

Flera kommuner har till och med börjat arbetet med digital betygshantering men kan inte komma vidare i arbetet förrän förordningarna ändras. Detta skulle vara en förändring som alla vinner på, skolhuvudmän, personal, elever och vårdnadshavare. Så låt oss få en effektivare, billigare och mer ändamålsenlig betygshantering på plats.

Lars Ekelöw, digitaliseringsstrateg, Nackas kommunala skolor och förskolor

Per Söderström, digitaliseringsstrateg, Örnsköldsviks kommun

• Detta är en debattartikel. Det är skribenten som står för åsikterna som förs fram i texten, inte Vi Lärare.