Gissar du dig till lösningar?

Vi människor gillar att göra det enkelt för oss. Vi tar gärna genvägar genom att gå på magkänsla i stället för att ta beslut baserade på fakta.

Men vi har mycket att tjäna på att stå emot instinkten att snabbt lösa ett problem och i stället ta faktabaserade beslut. Bland annat minimeras riskerna för att det blir fel och på sikt blir det faktiskt enklare att hantera olika situationer som uppstår på arbetsplatsen.

Det menar Dan Hasson, som är stress- och arbetsmiljöforskare vid Karolinska institutet. Han har doktorerat i stresshantering och hälsopromotion vid Uppsala universitet och skrivit boken Faktastiskt – rätt strategier för ledare och HR.

Han förklarar att vi ofta väljer att göra bedömningar baserade på förutfattade meningar eftersom det upplevs som enklare och att det går snabbare att gissa.

Är du redo att ta konsekvenserna av att gissa fel?

– Vi vill gärna lösa problem här och nu, oavsett omständigheterna. Att ta reda på hur något ligger till kräver energi och kunskap. Och det är så mycket lättare att äta onsdagstårta, ta in en föreläsare eller åka på en inspirationsdag – men kanske är det mer pauser under dagen, rutiner för en rimlig ljudnivå eller mer hjälp och stöd från rektorn som arbetslaget egentligen behöver.

Hur går man då till väga för att jobba faktabaserat? För det första krävs kunskap om mätmetoder så att arbetsmiljöenkäterna faktiskt mäter det de säger sig mäta.

– Vi tänker oss ett exempel med frågan ”Har du observerat att någon har blivit kränkt eller mobbad?”. 80 procent svarar ja, vilket gör att chefen tror att det här är ett gigantiskt problem. Men egentligen har bara en person blivit utsatt. Metoden har alltså identifierat ett problem som inte finns och det sätts in kostsamma och onödiga åtgärder, bara för att man använt sig av en otillräcklig mätmetod.

Både chefens och medarbetarens roll blir också tydligare i en faktabaserad verksamhet.

– Resultaten från medarbetarundersökningen har kommit. Chefen öppnar datorn och ser en massa röda staplar och får sedan ångest och tänker: nu måste jag lösa det här. Jobbar man i stället faktabaserat så tänker chefen att det ska bli intressant att höra vad resultaten innebär, och vill ta reda på om man behöver göra något och i så fall vad, säger han.

För rollen som ledare innebär inte att leverera lösningar och svar utan att fungera som ett kärl för att fånga upp medarbetarnas tankar och idéer.

– Om enkäten säger att en stor del av medarbetarna har låg arbetsglädje kan det betyda väldigt många saker, från att de inte hinner med sina arbetsuppgifter till att det är en konflikt med en kollega, att man är nöjd med låg arbetsglädje och inte vill ha det på något annat sätt, eller att man har ont i ryggen. Därför krävs ett svar på frågan: Behöver vi som arbetsgivare göra något? Är svaret ja, vad föreslår medarbetarna i så fall att vi ska göra?

Att försöka gissa sig fram till svaren är lönlöst då förväntningarna i regel spretar som en solfjäder, poängterar Dan Hasson.

– Vissa får ofta stöd av sin chef, men är missnöjda på grund av att de tycker att hen detaljstyr, medan andra sällan får stöd och är missnöjda då de saknar engagemang, och ibland önskas inga åtgärder alls. Det finns ingen modell som passar alla. I stället behöver man ta in medarbetarna som experter. På så vis följer man också arbetsmiljölagen när man får både dialog och delaktighet.

Här understryker Dan Hasson behovet av stöd för både chefer och medarbetare att uttrycka sig sakligt och vänligt och komma med konstruktiva förslag.

– Medarbetarnas roll är att vägleda sina chefer. Så i stället för att säga ”inget fungerar här”, kan en konstruktiv kommentar vara: ”Sedan vi gjorde de här förändringarna har vi fått göra dubbelarbete. Vi har pratat ihop oss i arbetslaget, vad tror du om de här lösningarna?”

Men att jobba faktabaserat innebär också att man måste acceptera att man inte kan ta lika snabba beslut – utan behöver lägga mer tid på att undersöka ett problem innan man går vidare. Den tiden blir dock försumbar i relation till hur mycket tid som förloras i felaktiga insatser.

– Om du tar ett beslut på stående fot kan du såklart ha tur och lyckas. Men frågan är om du är redo att ta konsekvenserna av att gissa fel? Risken är rätt stor. Och gissar du fel så tappar folk förtroende, vilket tar lång tid att bygga upp, säger han.

Även när det kommer till stressdiagnoser och sjukskrivningar gäller det att jobba utifrån fakta och mål, menar Dan Hasson.

– Problemet med traditionell rehabilitering i dag är att den vanligaste åtgärden är sjukskrivning, alternativt att man ska gå igenom ett slags förbestämt vårdpaket. Men det kanske inte är rätt pedagogisk metod för just den här personen och resulterar i att medarbetaren kanske kommer tillbaka, kanske inte.

Dan Hasson berättar att när man i stället jobbar målstyrt identifierar arbetsgivaren först medarbetarens behov. Hen kanske behöver få hjälp att inte vara så självkritisk, eller mer tid till återhämtning. Sedan gör sjukvården eller företagshälsovården en bedömning och efter det sätter man upp en behandlingsplan.

– Det är som vilket projekt som helst och chefen och medarbetaren behöver tillsammans ha en tydlig plan och bättre samarbete mellan aktörerna, säger han.

Bim Riddersporre är universitetslektor i psykologi vid Malmö universitet och utbildar förskollärare och rektorer i förskolan. Hon tycker att det är svårt att spekulera i hur vanligt det är att man jobbar faktabaserat på förskolor i dagsläget, men tror att det till viss del är en fråga om utbildning. Förskollärarprogrammet ger en bra förberedelse, medan äldre förskollärarutbildningar haft andra tyngdpunkter än de akademiska.

– I och med att rektorsprogrammet nu blir obligatoriskt så kan vi vänta oss att alla rektorer i förskolan i fram­tiden har en viss metodkunskap när det gäller att göra grundliga analyser av situationer innan de fattar beslut, säger hon.

Rektorer har också ett särskilt ansvar för att ange tonen i verksamheten, menar Bim Riddersporre. Ett nära samarbete mellan rektor och förskollärare är en förutsättning för en kunskapsbaserad verksamhet.

– Om rektorn är mån om att underbygga sina beslut med fakta och att ta reda på varför något ser ut som det gör är det mer troligt att medarbetarna gör samma sak, säger hon.